- Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes. Está adaptado para recopilar datos de otras utilidades como Excel, SharePoint, etc.La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc
1.1. Novedades de Access 2016
Principales novedades.
¿Qué desea hacer?Esta es la novedad más interesante ya que permite buscar comandos de forma muy efectiva, basta empezar a escribir el nombre del comando en la caja de búsqueda para que aparezcan los comandos relacionados. Hasta ahora, cuando buscábamos en la ayuda nos remitía a una página donde se explicaba el tema en cuestión, la novedad es que ahora podemos hacer clic y ejecutar el comandodirectamente.Por ejemplo, si no nos acordamos donde está el comando Reemplazar, empezamos a escribir "reemplazar" en la caja de búsqueda de ¿Qué desea hacer? y al escribir las primeras letras veremos como aparece el comando Reemplazar, tal y como muestra la siguiente imagen.
Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente.También disponemos de la opción clásica de buscar ayuda sobre un tema en las páginas de Ayuda de Access, para ello tenemos la última opción, en este caso Obtenga ayuda sobre "reemp". Si queremos buscar ayuda en Internet disponemos de la segunda opción, Buscar.Con esta nueva herramienta ya no perderemos tiempo buscando en que parte de la cinta de opciones se encuentra un determinado comando, será mucho más rápido escribir su nombre en la caja de búsqueda. Incluso si no recordamos en nombre del comando podemos escribir una palabra relacionada y, posiblemente, Access sea capaz de encontrarlo. Por ejemplo si escribimos "asistente" nos aparecerán los asistentes disponibles para que elijamos el que estábamos buscando.- 1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos
Base de datos
Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro/fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro- 1.3. Arrancar y cerrar Access 2016
Pasos para iniciar:
- Dos formas básicas de iniciar Access 2007.
- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
- Desde el icono de Access
Pasos para cerrar:
- Puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar
- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
- Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
- Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
- Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado empleado o un producto.
- Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.
- Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.
Propiedades de tabla y campo
Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla mediante las propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo. También puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño mediante el panel Propiedades de campo. Cada campo tiene un tipo de datos que define el tipo de información que almacena. Ejemplos de tipos de datos son varias líneas de texto o moneda.Relaciones de tabla
Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí.
Para entrar al programa podemos hacerlo desde la siguiente opción que es:
1.- Dar clic en el botón de inicio
3.- Buscamos la opción de Microsoft Office, ahí estará la opción de Microsoft Access y damos clic para entrar al programa
La pantalla inicial.
Al iniciar Access, saldrá una pantalla principal, en esta se muestran las opciones principales para poder trabajar con el programa y diseñar las bases de datos que se necesitan.
Elementos de la pantalla principal
- Trabajar con dos programas a la vez
- 1.5. El entorno de trabajo
- Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de trabajo:
- Barra de titulo
descripción del entorno de trabajo de Accesses la herramienta que organiza los objetos almacenados en nuestra base de datos Access.Panel de Navegacióncontiene un conjunto de comando independientes de la ficha que se están mostrando en la cinta de opciones.Barra de herramientas de acceso rápido:cinta de opciones:Ficha ArchivoCompuesta por fichas en las que se organiza comando o acciones específicos. el comando de cada se organizan además en varios grupos.agrupa el comando básico para abrir, guardar e imprimir un archivo.muestra el nombre del programa y la publicación actual.Ventana de documentos- Barra de titulo
Veamos su componentes principales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil seguir el resto del curso. La pantalla que se muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
- 1.6. Las barras
- La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual y en su extremo derecho están los botones para acceder a la ayuda
, minimizar 
,maximizar/restaurar 
/
y cerrar 
.
La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar
, Deshacer 
o Rehacer 
.Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se quiera como veremos en un tema más adelante pero si utilizas un dispositivo táctil te interesa consultar este avanzado
: La Cinta de opciones
- Para dispositivos táctiles
- Access permite trabajar en modo Mouse o en modo Táctil.El modo Mouse es el modo convencional utilizado para dispositivos que utilizan el ratón, mientras que el modo Táctil está pensado para ser utilizado en dispositivos táctiles o para personas con visión reducida.Aquí tienes la misma ventana abierta en los dos modos:En el modo MOUSE la cinta de opciones y los comandos están diseñados para aprovechar mejor el espacio, son más pequeños y caben más comandos en la cinta de opciones.
En el modo Táctil los comandos son más grandes y hay más espacio entre ellos lo que facilita su uso en dispositivos táctiles.Una forma sencilla y rápida de poder cambiar de un modo a otro se consigue añadiendo la opción Modo mouse/táctil a la barra de herramientas de acceso rápido.Para ello despliega la lista de opciones de la barra haciendo clic en el último botón y selecciona la opción Modo mouse/táctil:
Así en la barra se añadirá un nuevo botón que te permite seleccionar el modo que quieras de forma cómoda y rápida. Para quitar el botón de la barra solo tienes que volver a abrir el menú de la barra de herramientas y hacer clic sobre la opción para deseleccionarla. - 1.7. La ayuda
- Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: Hacer clic en el botón de Ayuda de la barra de título. Pulsar la tecla F1 del teclado.La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto:Solo tenemos que elegir uno de los temas que nos ofrece o introducir un texto a buscar en el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior.Access se conectará a Internet para buscar la ayuda en línea, pero si usas Office 365, ya no está disponible la ayuda almacenada en el equipo, como ocurría en las versiones anterior
- 1.8. Iniciar sesión
- Si iniciamos sesión podemos conectarnos a Internet para subir nuestros archivos a OneDrive y acceder a ellos desde cualquier ubicación.
PARA PODER SABER MAS SOBRE EL TEMA A CONTINUACIÓN UN VÍDEO:
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PRUEBA EVALUATIVA
Evaluación 1: Elementos básicos de Access 2016 |
De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la rellenaremos. Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la pestaña Archivo y luego elegir la opción Nuevo de la vista Backstage.
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Se mostrarán en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas bases de datos. La primera opción permite Personalizar una aplicación web, la segunda crear una Base de datos del escritorio en blanco las demás son plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco.
Elijas la opción que elijas, se abrirá un cuadro de diálogo para que puedas completar la operación con los datos que Access que pida. En nuestro caso aparecerá esta pantalla.
En este caso sólo nos pide el nombre que queremos dar a la base de datos. Debajo aparece el nombre y ruta de la carpeta donde se creará la base de datos, si queremos cambiar esa ubicación, solo tenemos que hacer clic sobre la carpeta que aparece a la derecha del nombre.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre que quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Solo faltará pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, 2010 y 2013, por lo que no presentan problemas de compatibilidad excepto algunas características avanzadas que comentaremos más adelante.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1, posiblemente aparecerá una mensaje como este:
Nos advierte que, por defecto, están deshabilitadas las Macros de VBA, que en ocasiones pueden contener virus, puesto que el archivo es nuevo y lo estamos crando nosotros podemos pulsar en Habilitar contenido. También podemos cerrar la advetencia si no vamos a utilizar Macros VBA, pero nos volverá a aparecer la próxima vez que abramos la base de datos. Este mismo aviso también lo puedes encontar en la pantalla del Backstage:
Una vez eliminada esta advertencia veremos la Tabla1 y podremos empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar 
.
.
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
- El Panel de navegación
- El Panel de navegación es la herramienta que nos permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos Access.Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel está organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc.Podemos ocultar el panel si necesitamos más espacio de trabajo, como ya hemos dicho, desde el botón
. Para volver a mostrarlo bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario 
) o directamente sobre su nombre, en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo de la ventana. - 2.2. Cerrar la base de datos
- Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access abierto debemos elegir en la pestaña Archivo, la opción Cerrar de la vista Backstage.Otra forma de cerrar la base de datos es cerrando Access, obviamente la base también se cerrará.
- 2.3. Abrir una base de datos
- Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas: Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas al abrir Access:Como vimos en el tema anterior, nada más abrir Access aparece la vista Backstage con la lista de bases de datos Recientes, las últimas abiertas. Si la base de datos está en la lista solo tendremos que hacer clic sobre ella, y si no hacer clic sobre la opción Abrir otros archivos que nos llevará a la opción Abrir de la pestaña Archivo que te explicamos a continuación. Desde la opción Abrir de la pestaña Archivo:
Desde la opción Abrir podemos abrir una de las bases de datos Recientes.Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes de la primera pantalla de Access como en esta pantalla, se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.También podemos abrir una base de datos que tengamos almacenada en OneDrive:
Si la base de datos no está en OneDrive ni en la lista de recientes la podemos buscar manualmente seleccionando Este PC:
Pulsando el botón Examinar se abre el cuadro de diálogo Abrir de Windows para que selecciones el archivo que quieres abrir:
Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir. Desde las teclas rápidas CTRL+A.Pulsando Ctrl+A se abre directamente la opción Abrir de la pestaña Archivo. Para practicar los conceptos de esta unidad didáctica realiza el Ejercicio de crear, abrir y cerrar una base de datos. -
- 3.1. Crear una tabla de datos
- Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo. - 3.2. La clave principal
- Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón Clave principal, que acabamos de ver.
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
- Tipos de datos
- A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.Los diferentes tipos de datos de Access 2016 son: Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales. Texto largo (antes llamado Memo): se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de aproximadamente 1 Gigabytes de datos. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.En Access 2016 se puede ordenar o agrupar por un campo Texto larg, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:Texto: el texto que aparece en el campo o control.Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.Subdirección: posición dentro del archivo o página.Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. - El asistente para búsquedas
Objetivo
Profundizar en la opción Asistente para búsquedas y describir la pestaña Búsqueda de las propiedades de los campos de una tabla.El asistente para búsquedas
En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que está extraido de una lista de valores válidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (Alava, Albacete, Alicante, etc.). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sería el caso del campo sexo) o también puede ser una lista de valores extraidos de una tabla existente en nuestra base de datos (podría ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla de provincias).En Access podemos definir esta lista de valores válidos de una forma cómoda y rápida utilizando el Asistente para búsquedas.Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseño de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extraidos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para búsquedas...
A continuación aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.
Columna de búsqueda basada en una lista de valores
Si contestamos la segunda opción (Escribiré los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botón Siguiente > para pasar a la última pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.
Sólo queda hacer clic en el botón Finalizar.La pestaña Búsqueda - Lista de valores
Con el asistente hemos definido el campo con una lista de búsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaña Búsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades más importantes nos indican lo siguiente:Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecerá como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores.Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido.Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y comaColumna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la columna.Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.Filas en lista: indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista.Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.Mostrar solo valores de origen de la fila: Mustra sólo los valores que coinciden con el origen de la fila.- 3.3. Guardar una tabla
- Para guardar una tabla, podemos: Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la tabla.Hacer clic sobre el botón Aceptar.Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. - 3.4. Cerrar una tabla
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En algunos ratones el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar 
que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.- 4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño
- Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.Para añadir un nuevo campo: Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo. O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón 
de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.Para eliminar un campo: Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón 
de la pestaña Diseño. O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.Por último, guardar la tabla. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar diseño de tabla en Vista Diseño. - 4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos
- La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque también podemos modificar su diseño. Para abrir la tabla en esta vista: Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción
en el menú contextual. Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:- Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.
- También desde el botón de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Haga clic para agregar.
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegará un menú que nos permitirá elegir el tipo de datos que contendrá la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos interese, se insertará automáticamente en la tabla.El encabezado del nuevo campo contendrá un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se llamarán Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay mas que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuación escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde.Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado y seleccionar la opción Cambiar nombre de campo en el menú contextual.También desde el menú contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una determinada columna.Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeño cambio en su diseño, pero recomendamos realizar los cambios de diseño en la Vista Diseño, ya que disponemos de un mayor control de la edición. - 4.3. Introducir y modificar datos en una tabla
- Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y modificar los datos de una tabla.Cada fila nos sirve para introducir un registro. Para introducir registros:Escribir el valor del primer campo del registro. En función del tipo de datos que sea lo haremos de un modo u otro. Puedes verlo en detalle en el siguiente básico
.Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los cambios de la tabla.Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, según lo que quieras hacer a continuación. Si lo que queremos es borrar un registro entero:Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.En la pestaña Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la tecla SUPR del teclado.
De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el botón Eliminar. Para modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Introducir datos en una tabla . - 4.4. Desplazarse dentro de una tabla
- Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual en que estamos situados, del total. En este caso estamos en el registro 2 de un total de 3. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:- Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el número del registro actual.
- Escribir el número del registro al cual queremos ir.
- Pulsar INTRO.
También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros utilizando el teclado.Pulsando las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de registro al anterior o posterior.Con las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos dentro del mismo registro por las distintas columnas.También puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplezarte al primer campo o al último, en el mismo registro. Y las teclas RE PÁG y AV PÁG para situarte en el primer registro o en el último.Para poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el foco debe estar en un registro cualquiera de la tabla. Si no es así, simplemente haz clic en un registro - Introducir datos en una tabla
- Vamos a ir viendo ejemplos de cómo introducir los datos para cada tipo de datos distinto. Recuerda que para introducir datos debes ver la tabla en Vista Hoja de datos. Texto y Memo: La forma de introducir datos en los campos de texto y campos MEMO es simplemente escribiendo el valor. Admite letras, números y otros carateres.
Número y Moneda: Para rellenar estos datos, simplemente escribiremos el valor, pero teniendo en cuenta que sean valores numéricos, obviamente. El campo moneda le dará el formato adecuado automáticamente al pasar al siguiente campo.
Autonumeración y Calculado: No es posible asignar un valor a un campo de estos tipos. Las razones son las siguientes:
- El sistema es quien da al campo Autonumeración el valor que le corresponde automáticamente. Va asignando números correlativos en cada nuevo registro.
- El valor del campo Calculado es el resultado de la expresión indicada en su definición.
Fecha/Hora: La fecha se debe introducir siguiendo un formato fecha, como es DD/MM/AAAA. Si no te quieres complicar, haz clic en el pequeño calendario que aparece a la derecha del campo, cuando éste está activo. Se desplegará un calendario donde podrás seleccionar el día adecuado.
Sí/No: En los campos de este tipo deberemos activar la casilla de verificación para indicar Sí y desactivarla para indicar No. Lo haremos con un simple clic.
Objeto OLE: Esta forma de insertar imágenes no es muy recomendable en las actuales versiones. Digamos que está obsoleta y es preferible utilizar Datos adjuntos. Aún así, veremos cómo se introduce. Deberemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el campo y seleccionar Insertar objeto... en el menú contextual.
Se abrirá una ventana como la siguiente:
Lo habitual será pulsar la opción Crear desde archivo y seleccionar un archivo existente. Más adelante veremos con más detalle esta ventana. Datos adjuntos: Para introducir datos en campos de tipo Datos adjuntos, deberemos hacer doble clic en el clip que se dibuja en su celda.
Se abrirá la ventana siguiente:
En ella deberás Agregar los archivos que quieras adjuntar. Y los podrás Quitar en cualquier momento.Además, desde la opción Abrir podrás visualizar los archivos que ya hayas adjuntado (se iniciará el programa capaz de reproducirlos).Las opciones Guardar como... y Guardar todo... te permiten guardar en tu disco duro local los archivos de la lista de adjuntos. Hipervínculo: Al igual que el texto, simplemente deberemos escribir para rellenar este campo. Lo único que tendremos que tener en cuenta es que cualquier texto introducido se interpretará como una ruta. Por lo tanto, asegúrate de que introduces enlaces válidos.
- Si se trata de una ruta a una carpeta local se abrirá con el explorador de Windows.
- Si se interpreta como una dirección de internet, se abrirá con el navegador predeterminado.
- Si se interpreta como un correo electrónico, se intentará iniciar el gestor de correo del equipo para enviar un mensaje a la dirección especificada en el campo.
Asistente para búsqueda: Al situarte en un campo de este tipo, verás en la zona derecha una pequeña flecha que, al pulsarla, desplegará una lista de opciones. Éstas habrán sido definidas en el diseño de la tabla y serán valores introducidos a mano o bien valores procedentes de la información de alguna tabla.
Mientras tengas desplegada la lista, también visualizarás un pequeño botón en la zona inferior. Si haces clic en él se abrirá una ventana que te permitirá editar los elementos disponibles. Es recomendable que, si quieres utilizar un valor que no se muestra en la lista, edites la lista desde aquí en vez de escribirlo directamente en el recuadro.
Access está diseñado para avisarte si te equivocas al introducir un dato. Obviamente no va a saber si un apellido o un número de teléfono es correcto, pero sí te avisará si intentas introducir caracteres alfabéticos en un campo de fecha o si tratas de escribir 5 letras en un campo que se ha limitado a 2. De modo que, si te equivocas y ves un mensaje de error, no te preocupes, léelo detenidamente y luego rectifica, que rectificar es de sabios. - 4.5. Buscar y reemplazar datos
- Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2016.Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio o bien pulsar las teclas CTRL+B:
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y selecciona en la lista Documento actual.En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él.Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.Después podemos indicarle en qué registros Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nosAbajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.Después cerrar el cuadro de diálogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar.Si tenemos la ventana Buscar y reemplezar abierta sólo deberemos cambiar a la pestaña Reemplazar.En caso contrario, deberemos acceder desde la pestaña Inicio > grupo Buscar al botón Reemplazar
que se encuentra justo al lado de el de Buscar.Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma:
La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo. -
- Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en el tema avanzado "Asistente para búsquedas" de la unidad 3, de forma que en esta unidad profundizaremos en la pestaña General.Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo de 255. Para los campos Numérico, las opciones son:Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324Id. de réplicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumeración son Entero largo.A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. - Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e Hipervínculo. Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.Fijo: presenta los valores sin separador de millares.Estándar: presenta los valores con separador de millares.Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).Científico: presenta el número con notación científica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.
Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso. Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados. - Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda.
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos desde la pestaña General, al hacer clic sobre el botón 
que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona para los tipos de datos Texto o Fecha.
que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona para los tipos de datos Texto o Fecha.
- Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Objetivo
Profundizar en la asignación de formatos a los campos de las tablas.Formatos
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo.Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar, moneda, etc., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc.Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalización de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de esos símbolos:Símbolo Significado (espacio) Muestra espacios como caracteres literales. "ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales. ! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. * Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. \ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. [color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco. A parte de estos símbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuación. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Número y Monedacon los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto corto, Texto largo..Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato. Para los campos de tipo Número y Moneda.Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.Sección Descripción Primera El formato para los números positivos. Segunda El formato para los números negativos. Tercera El formato para los valores cero. Cuarta El formato para los valores nulos. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";"Nulo"Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo.Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.Puedes crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:Símbolo Descripción , (coma) Separador decimal . (punto) Separador de miles 0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0. # Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. $ Muestra el carácter literal "$" € Muestra el carácter literal "€" % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. E- o e- Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00. E+ o e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00. Objetivo
Profundizar en la asignación de máscaras de entrada a los campos de una tabla.Máscaras de entrada
Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma automática mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias máscaras de entrada.La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).Sección Descripción Primera Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la máscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuación. Segunda Especifica si Access 2016 almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Tercera Especifica el carácter que Access 2016 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" "). Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el carácter ácter de la máscara de entrada.Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres:Carácter Definición 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra (A a Z, entrada opcional). a Letra o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. ! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. \ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A). - El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
- Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en el vídeotutorial.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
- En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser menor de 1900, ni mayor que la fecha actual".Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración.
- Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración.
- Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
- Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear índices en tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se actualizan constantemente, porque el proceso interno de actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla.Esta propiedad dispone de tres valores:No: Sin índice.Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicado
- El Generador de expresiones
Definición
El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudará a escribir cualquier expresión en Access.Por ejemplo las expresiones de validación para campos:
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La única clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos será esta pantalla:
Utilizando el generador
Todo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validación. Así que, normalmente empezarán por Operadores de Comparación, que encontrarás en los cuadros inferiores.
Como puedes ver navegar por estos menús es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y el elemento se pegará en el campo de texto de la Expresión.Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas y el operador + para la suma de valores.Funciones del generador
Si desplegamos la opción Funciones nos encontraremos con otra que también deberemos desplegar: Funciones incorporadas.Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudará a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversión de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemáticas y tratamiento de Texto.Igual que antes deberás buscar la categoría que encaje con lo que necesitas y finalmente, cuando encuentres la función, incluirla en la Expresión.En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validación sobre un campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual.
Cuando tengas la expresión completa sólo deberás pulsar el botón Aceptar y ésta se añadira como expresión de validación a nuestro campo.Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre paréntesis después del nombre de la función, para saber si la función requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de diálogo Generador de expresiones, aparece el formato de la función, en nuestro caso, como la función que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha()Si hubiesemos elegido en la categoría Matemáticas, la función Redondear, nos aparecería abajo Redondear(Número;Precisión), indicándonos que entre paréntesis debemos escribir el Número que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisión (es decir el número de decimales que queremos mostrar). - Los índices
Definición
Un índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que utilizarlos y cuando no.Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población.Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán por la segunda columna, y así sucesivamente. Por ejemplo si definimos un índice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarán los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por población, aparecerían los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetússer, y finalmente los de VALENCIA Oliva.El orden de las columnas dentro de un índice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el índice sobre poblacion y provincia, aparecerían los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por población y los clientes de la misma población se ordenan por el campo provincia.Ventajas e inconvenientes
Ventajas:Si una tabla tiene definido un índice sobre una columna Access puede localizar mucho más rápidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna.Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestión también será mucho más rápido. Inconvenientes:Al ser el índice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco más de espacio en disco.Cuando se añaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los índices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor.Por estas razones no es aconsejable definir índices de forma indiscriminada.Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el índice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir índices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla.El Access de hecho crea automáticamente índices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas.Cómo definir un índice
Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseño de tabla. Si el índice se basa en un sólo campo.Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene índice.Sí (Con duplicados): se define un índice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna.Sí (Sin duplicados): se define un índice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el índice se basa en varios campos.Tenemos que abrir la ventana Índices con haciendo clic en el botón Indices que se encuentra en la pestaña Diseño:
Al hacer clic sobre él aparecerá una ventana como esta:
En la primera columna se pone el nombre del índice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el índice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente).Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera línea con el primer campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás campos que forman el índice.En nuestro ejemplo tenemos dos índices definidos sobre la tabla, el índice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado nombre sobre el campo aulaclic_nombre.Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el índice se podrá utilizar para recuperar los datos por orden alfabético de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z.Para definir el índice basta realizar la misma operación que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de Índice, escribir el nombre del índice, pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.)En la parte inferior tenemos las propiedades del índice:Principal: indica si el índice es el de la clave principal o no.Única: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Única = Sí significa que no admite valores duplicados.Ignorar Nulos: si ponemos que sí las filas que tengan el valor nulo en el campo serán excluidas del índice.Para modificar índices ya definidos o borrar índices o crear nuevos índices utilizar la misma mecánica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
- 6.1. Crear la primera relación
- Para crear relaciones en Access 2016 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos.Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.
- Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
- Hacer clic sobre el botón Agregar.
- Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.
- Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:- Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla Pacientes).
- Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
- Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (código paciente y codigo paciente). Ojo! La información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo.Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez).Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.
- Conceptos básicos sobre relaciones
Bases de datos relacionales
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).Tipos de relaciones
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población. Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población. Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.- Integridad referencial
- La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2016 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2016 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qué población vive el habitante, las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relación de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una población tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejará asignar a un habitante una población que no exista en la tabla Poblaciones.La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automáticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarán a Ontinyent. Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla Poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla de Habitantes.Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una población ni eliminar una población si ésta tiene habitantes asignados. - 6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones
- Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.Añadir las tablas necesarias.Cerrar el cuadro de diálogo. - 6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones
- Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.Después podemos elegir entre: hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
- 6.4. Modificar relaciones
- Para modificar relaciones ya creadas:Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá,
o bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.Realizar los cambios deseados.Hacer clic sobre el botón Aceptar. - 6.5. Eliminar relaciones
- Si lo que queremos es borrar la relación podemos: hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual,
o bien, hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos. - 6.6. Limpiar la ventana relaciones
- Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuación.Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño:
Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la ventana.A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a continuación. - 6.7. Mostrar relaciones directas
- Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello:Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá,
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño.
Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones. - 6.8. Visualizar todas las relaciones
- Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá,
o pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.
Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
- 7.1. Tipos de consultas
- Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección.Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de acción.Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante. Consultas específicas de SQL.Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
- 7.2. Crear una consulta
- Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. - 7.3. La Vista Diseño
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación:Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional.Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.- 7.4. Añadir campos
- Para añadir campos a la cuadrícula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada. También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').
- 7.5. Definir campos calculados
- Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también podemos incluir campos calculados en las consultas.¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta dependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:Nombre del campo: expresiónPor ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión: Precio con IVA: Precio * 1,18Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18
- Formar expresiones
- Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión.Una expresión se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.
Operadores
operador +, se utiliza para sumar dos números.operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos números.operador *, se utiliza para multiplicar dos números.operador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente )operador / , se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante.operador \, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero.operador Mod, divide dos números y devuelve sólo el resto.El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.También se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así evitar errores o confusiones.Un operando puede ser un nombre de columna, una expresión, un valor concreto o una función predefinida.Valores concretos
Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de Windows; además los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000)Ejemplo: 2Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".Ejemplo: ', ' ó ",", 'VALENCIA'Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versión norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en España y Latinoamérica, y 5/10/96 en Estados Unidos de América. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea española, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/año#También se puede utilizar la función DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra configuración de Windows define las fechas con el formato dia/mes/año.Funciones predefinidas
Access 2016 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposición muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe ya una función para lo que queremos hacer.A título de ejemplo tenemos unas que se utilizan más a menudo:DATE() o fecha() devuelve el día en que estamosNOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actualYEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fechaMONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fechaDATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.Nombres de campos
los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo está formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es obligatorio ponerlo entre corchetes [ ],por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribirá [Fecha de nacimiento]Uso del paréntesis
Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar cada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ).Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)El uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para así olvidarnos de la prioridad de los operadores. - 7.6. Encabezados de columna
- Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.Veamos el siguiente ejemplo:
La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habíamos decidido no mostrar la información Marca porque sería reinterativa, pero en tal caso no tendríamos ninguna información sobre qué modelos estamos visualizando. Una posible solución sería cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: ModeloAsí, los encabezados de la tabla se mostrarán así:
- 7.7. Cambiar el orden de los campos
- Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrándola:Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
hacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada. Para mover una columna cortándola:Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flechahacer clic).Hacer clic sobre el icono
en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá la columna.A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V).Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos. - 7.8. Guardar la consulta
- Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido, o bien, seleccionando la opción Guardar dla pestaña Archivo .Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón.
- 7.9. Ejecutar la consulta
- Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de navegación. Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). - 7.10. Modificar el diseño de una consulta
- Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.En el menú contextual seleccionar
. - 7.11. Ordenar las filas
- Para ordenar las filas del resultado de la consulta:Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es numérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso.Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y así sucesivamente.El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrícula primero la columna provincia y después la columna localidad.El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.
- 7.12. Seleccionar filas
- Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio de búsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia". Para escribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrícula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condición o sea ="Valencia".Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =.Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas.Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condición precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes añadirá las comillas y entenderá Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199.En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador Y.En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población y Fecha nacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero únicamente aparecerán aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia por encontrarse en la misma fila.Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros. - Las condiciones
- A continuación te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condición.
Los operadores de comparación
Estos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparación será nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparación que podemos utilizar son:Operador Significado = igual que <> distinto de < menor que <= menor o igual > mayor que >= mayor o igual El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis:Expresión Entre valor1 Y valor2Examina si el valor de la expresión está comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresión será un nombre de campo.Ejemplo:[fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/62#, en la cuadrícula QBE se pondría:El operador In
Tiene la siguiente sintaxis:Expresión In (valor1, valor2, ...)Examina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre paréntesis.Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podríamos poner la condición Población In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')
- 7.13. Consultas con parámetros
- A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Población, la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir, de esta manera:![Criterio =[Valor] para indicar parámetro](https://www.aulaclic.es/access-2016/graficos/consulta_parametros_qbe.gif)
¡Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor.Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros de la pestaña Diseño.
En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario. - 7.14. Las consultas multitabla
- Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos.Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:
Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y así sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas.Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas. - 7.15. Combinar tablas
- Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho si añadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta.También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas.Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente.Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la consulta de la siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan.Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condición, veamos un ejemplo:En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan curso asignado.Pues en los casos en que queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composición externa. - 7.16. La composición externa
- La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.Este tipo de combinación se define de la siguiente manera:Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.Combinar las dos tablas por los campos de unión:Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas.En el cuadro de diálogo que aparecerá haz clic en el botón Tipo de combinación.Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinación externa deberemos seleccionar la opción 2 o la 3 según lo que queramos obtener.Si seleccionamos la opción 2,
la combinación aparecerá de la siguiente forma:
Si seleccionamos la opción 3,
la combinación aparecerá de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qué tabla obtendremos todos los registros.
- 8.1. Definición
- En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias.Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.
En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:
- 8.2. Las funciones de agregado
- Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrícula como veremos más adelante pero podemos utilizar una forma más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula la opción correspondiente a la función.A continuación describiremos esas opciones. La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión mayor. La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán los mismos con valores 0 que con valores nulos. Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numérico Mín devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mín devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, Mín devuelve la fecha más antigua y Max la fecha más posterior. Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el orden cronológico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre estas opciones. La opción Cuenta cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve el número de filas por lo tanto contará también los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opciónExpresión y escribirlo así:
- 8.3. Agrupar registros
- Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una única fila resultado. La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del origen.Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada grupo así formado genera una fila en el resultado de la consulta y además todos los cálculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupándolos por el campo Poblacion. De esta manera la función cuenta() la calculará sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma población). La consulta quedaría así:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupación. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a formar un único grupo - 8.4. Incluir expresiones
- La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre de columna.Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opción AgruparPor.En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).
8.5. Incluir criterios de búsqueda
La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definiría de la siguiente forma:
También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la opción Dónde, en este caso la condición se aplicará a las filas resultantes de la consulta.Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores de condición que en una consulta normal, también se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND,NOT), existe una limitación, en la fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupación.
- 9.1. Introducción
- Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente. - 9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas
- Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear:
Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo que aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde cogerá los datos.En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas.Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas. - 9.3. La Vista Diseño
La vista diseño de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila añadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseño, si acaso el título de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
- 10.1. Consultas de creación de tabla
- Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.Para crear una consulta de Creación de tabla:Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar....Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:
La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón
de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará:
Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botón Ver), ya que esta opción nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opción Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, índices, etc. - Eliminar mensajes de confirmación
- Como ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de acción Access nos avisa de los cambios por si queremos cancelar la operación. En ocasiones estos mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir que se ejecute la consulta sin pedirnos confirmación.Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access.Para ello despliega la pestaña Archivo y selecciona Opciones.Aparecerá la ventana Opciones de Access, haz clic sobre la categoría Configuración de cliente.
En la sección Confirmar podemos: Activar o desactivar los mensajes de Cambios en los registros, son los mensajes que aparecen cuando va a:Eliminar registros
Modificar registros
Insertar registros
Insertar en tabla nueva
Activar o desactivar los mensajes de Eliminaciones de documento, mensajes que aparecen cuando se eliminan objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios,...) por ejemplo
Activar o desactivar los mensajes de Consultas de acción, mensajes que aparecen cuando abrimos una consulta de acción desde la ventana Base de datos, por ejemplo:
- Habilitar el contenido de la base de datos
Habilitar contenido de una base en concreto
Access está configurado para bloquear las consultas de acción al abrir una base de datos. De esta forma, se evita que se puedan ejecutar códigos peligrosos o dañinos.Se mostrará un mensaje como el siguiente:
Pero si usamos bases de datos de confianza, podemos cambiar la configuración para que nos permita ejecutar este tipo de consultas. Para hacerlo, debemos pulsar el botón Habilitar contenido que se encuentra en la barra.Habilitar contenido de las bases de una carpeta
También, podemos indicarle que las bases contenidas en una carpeta son seguras, y entonces el contenido siempre estará habilitado. Por ejemplo, las bases de prueba que estamos creando nosotros mismos al seguir este curso, que se encuentran todas en la misma carpeta.Para ello, pulsaremos en la pestaña Archivo , Opciones, y dentro de estas, eligiremos Centro de confianza.Ya, en la pantalla del Centro de Confianza, pulsaremos el botón Configuración del centro de confianza...Deberemos seleccionar la opción Ubicaciones de confianza en la sección de la izquierda.
Para poder añadir una carpeta, pulsamos el botón Agregar nueva ubicación.
Ahora, debemos indicar la carpeta (escribiendo la ruta o bien mediante el botón Examinar) y pulsar Aceptar. De esta forma el contenido de las bases de datos que estén en la carpeta indicada estará habilitado por defecto.Si activamos la casilla de verificación Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza también se habilitará el contenido de las subcarpetas que dependan de la indicada.- 10.2. Consultas de actualización
- Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición.Para crear una consulta de actualización:Abrimos una nueva consulta en vista diseño.Añadimos la tabla que queremos actualizar.Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada en campos del origen, también podría ser un parámetro.Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está actualizando. Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la condición de búsqueda. Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Código postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [código postal] hemos puestonulo, lo que significa que actualizará el campo código postal al valor nulo en los registros donde código postal sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono 
. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la mayoría de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia.En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Población.También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores antes de la actualización. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería [precio] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. Por ejemplo supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el número de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el que está matriculado el alumno, por eso habría que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así:
- 10.3. Consulta de datos anexados
- Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una tabla.Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un origen (la tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creación de tabla ya que definimos una consulta de selección que permite obtener los datos a grabar y lo que varía es que ahora indicaremos en qué columna del destino queremos almacenar cada valor.Para crear una consulta de datos anexados:Abrimos una nueva consulta en vista diseño.Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino.Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño:
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros.Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que queremos.Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta.
La ventana de diseño será parecida a la de una consulta de selección, en ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:.Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qué campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna.En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresión válida.Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarán en el destino.Cuando no rellenamos algún campo del destino, el campo se rellenará con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarán a nulo (su valor predeterminado).Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque según el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:.Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Número Curso el valor de la expresión [Código Curso] + 1000 para que no se generen códigos duplicados que ocasionarían errores (suponiendo que los códigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla también devuelve el mismo error.Si la tabla destino está relacionada con otra, se seguirán las reglas de integridad referencial. - 10.4. Consulta de eliminación
- Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.Para crear una consulta de eliminación:Abrimos una nueva consulta en vista diseño.Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.Hacemos clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. Se utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de búsqueda.En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros. En este caso también debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botón Hoja de propiedades de la pestaña Diseño, y cambiando la propiedad Registros únicos a Sí.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opción Dónde indica un criterio de búsqueda, y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dónde Población = "Valencia").Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón. Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación.Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tenía que borrar nos manda un mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
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